Tiap orang punya gaya komunikasi sendiri, tapi sangat sedikit orang menguasai cara berkomunikasi yang efektif. Masalah dalam komunikasi bisa terjadi setiap waktu, yang berisiko menimbulkan masalah sosial, menyinggung perasaan, dan kemarahan hingga kekerasan. Memahami pengertian komunikasi dan psikologi di balik komunikasi yang baik bisa membantu kita mengembangkan kebiasaan baru untuk bisa menyampaikan pesan dengan lebih efektif.

Pengertian komunikasi yang efektif

Pengertian komunikasi adalah proses dimana informasi disampaikan diantara individu melalui sistem yang umum seperti simbol atau perilaku.

Pengertian komunikasi yang efektif berarti memahami konsep yang dibutuhkan untuk menyampaikan pesan yang bisa dipahami. Tujuan dari komunikasi efektif antara lain untuk memperoleh informasi.

Setelah memahami pengertian komunikasi serta pengertian komunikasi yang efektif, kita berlanjut pada panduan untuk bisa melakukan komunikasi yang efektif:

Melakukan dan menjaga kontak mata

Kontak mata memiliki peran penting dalam komunikasi. Menatap orang lain jadi cara untuk memperoleh feedback. Ini juga jadi cara untuk sinkronisasi signal. Orang cenderung memperhatikan ujung kalimat mereka, mencari feedback, dan memberi kesempatan lawan bicara untuk mengambil alih percakapan.

Sering kali ada kontak mata selama interupsi, tertawa, dan ketika menjawab pertanyaan pendek. Orang-orang sales biasanya memaksimalkan kontak mata untuk meningkatkan perhatian.

Kurang kontak mata, sebaliknya, menandakan rasa malu. Kita biasanya memalingkan pandangan untuk menghentikan percakapan.

Orang saling menatap sebanyak 75 persen ketika bicara tapi hanya 40 persen ketika mendengarkan.

Orang menatap untuk mendapat dan menjaga perhatian orang lain. Dominasi sosial dan orang yang ekstrovert lebih banyak menatap ketika bicara dibanding orang yang canggung berkomunikasi. Ini hanya beberapa contoh kecil, tapi ada banyak rujukan tentang pentingnya kontak mata dan pengertiannya.

Coba sampaikan pesan dengan jelas

Ada perbedaan besar antara hanya mengatakan sesuatu dan mengatakan sesuatu dengan maksud. Ucapkan kata yang punya arti. Sampaikan pesan yang jelas, baik ketika Anda melakukan wawancara kerja, pertemuan bisnis, atau percakapan dengan pasangan. Ketika tahu kemana arah pembicaraan Anda, kemungkinan besar pesan Anda akan tersampaikan dengan jelas.

Reseptif terhadap perkataan lawan bicara

Banyak dari kita masuk ke percakapan dengan tujuan jelas tentang apa yang kita inginkan. Meski bagus jika kita bicara dan mendengarkan dengan tujuan yang jelas, ingat untuk bersikap fleksibel. Bila mereka tidak mengucapkan apa yang Anda ingin dengar, Anda perlu beradaptasi. Ketika mereka bicara, pastikan mengangguk, tersenyum, atau buat suara afirmatif seperti mmm, ya, saya setuju.

Ini membantu Anda menjadi pendengar yang aktif, dan untuk menyesuaikan diri ketika pecakapan tidak berjalan seperti yang Anda mau. Bahkan berusaha memahami yang orang lain coba katakan atau apa yang mereka rasakan, meski interpretasi Anda belum tentu benar, cukup untuk meningkatkan kepuasan lawan bicara.

Tunggu orang lain selesai bicara

Kita mungkin mengenal orang yang suka bicara tanpa mendengarkan, yang sepertinya mengira apa yang ia katakan sangat penting bagi orang yang mendengarnya, yang tidak memahami kalau mendengarkan adalah bagian penting dari komunikasi dan terhubung dengan orang lain.

Orang yang memahami pengertian komunikasi paham kalau ada “memberi dan menerima” antara bicara dan mendengarkan, berbagi siapa yang bicara dan siapa yang mendengarkan karena saling menghormati dan menghargai perasaan masing-masing.

Beberapa orang bicara tentang diri sendiri karena mereka merasa lebih menarik dari orang lain. Tapi banyak orang terbawa perasaan sendiri.

Monolog hanya mengakibatkan kesalahan dalam mengirimkan pesan ke pendengar, sementara percakapan dua arah membuat orang jadi lebih dekat.

Jangan remehkan kekuatan komunikasi yang baik. Sering kali, orang di manajemen, atau orang dengan kekuatan, politisi, dokter, atau ibu yang tegas, memiliki komunikasi yang baik. Dengarkan lawan bicara, beri tanda kalau Anda mengerti dan bicaralah dengan pesan yang jelas, ini akan terlihat bedanya.

Tunjukkan apresiasi

Sebelum masuk ke inti percakapan, pastikan Anda mengungkapkan rasa terima kasih untuk waktu yang diberikan. Waktu jadi hal yang sangat berharga, dan penting untuk menghargainya. Juga, hargai tiap kontribusi positif yang lawan bicara berikan. Apresiasi dan pujian membantu hubungan yang baik.

Tetap bersikap positif

Menjaga perilaku positif penting untuk komunikasi yang produktif. Coba bersikap konstruktif, bukan mengeluh. Orang diam, lalu mengakhiri komunikasi ketika merasa diserang atau dikritik. Tetaplah bersikap baik meski ketika mengungkapkan kecemasan atau rasa tidak senang.

Perhatikan nada bicara

Meski kadang penting untuk bersikap tegas untuk menyampaikan pesan, jangan agresif. Ada garis halus antara keduanya. Coba untuk tidak melintasinya. Nada menasihati tidak akan produktif. Tetap percaya diri dan langsung pada inti pembicaraan, tapi tetap tenang dan kooperatif.

Fokus pada hasil

Penting untuk mencari tahu hasil apa yang Anda cari sebelum memulai percakapan.

Mengetahui tujuan yang ingin dicapai membantu Anda mengarahkan percakapan. Harapan apa yang ingin Anda capai? Apakah Anda berusaha memberi bantuan, mengatasi konflik, atau kolaborasi dalam sebuah projek? Apakah Anda mencari saran atau mencoba mempengaruhi? Ini akan menentukan aliran komunikasi.

Mendengarkan

Seperti telah disebutkan tadi, kontak mata penting. Bersikap sopan dan jangan menginterupsi. Tak ada yang suka disanggah dan meski wajar untuk terburu-buru menyampaikan maksud, ini sangat tidak sopan di mata orang lain.

Coba untuk memahami perspektif orang lain. Jaga pikiran terbuka. Belajar menghargai pandangan yang berbeda bisa jadi alat komunikasi yang penting.

Perhatikan petunjuk non verbal

Perhatikan bahasa tubuh. Kurang kontak mata dan distraksi jadi tanda tidak sabar atau gelisah. Menguap atau menarik napas biasanya tanda kelelahan fisik atau mental.

Ketika melihat tanda non verbal seperti ini, berarti percakapan tidak berjalan produktif. Segera hentikan percakapan, tunda atau atasi rasa tidak nyaman bila memungkinkan.

Minta feedback

Minta konfirmasi kalau lawan bicara memahami tentang apa yang dikomunikasikan. Kita sering merasa telah mencapai resolusi dan memperoleh pemahaman, tapi ternyata kita salah paham terhadap pikiran orang lain. Minta masukan dan feedback. Ini tidak hanya memastikan kalau Anda berhasil berkomunikasi tapi juga membuat orang lain merasa didengar dan dimengerti.

Follow up

Perjelas tentang tindakan apa yang akan diambil. Konfirmasikan apa yang telah disepakati. Bila perlu, dokumentasikan kesepakatan apapun dalam bentuk tulisan. Pemahaman yang jelas tentang apa yang seharusnya terjadi bisa membantu menghindari konflik nantinya.

Selalu coba akhiri komunikasi dengan proses yang ramah. Ulangi rasa terima kasih dan pastikan tiap individu merasa dimengerti dan dihargai. Komunikasi yang produktif melibatkan rasa menghormati, kejelasan dan kesadaran. Tetap memungkinkan untuk bersikap baik sekaligus memperoleh hasil yang Anda inginkan.